Reporting für Microsoft Dynamics 365 Business Central mit Power BI

Nutzen Sie Ihre Business Central-Daten für transparente und flexible Auswertungen.
In Business Central sind viele Informationen aus Finanzen, Verkauf, Einkauf, Lager, Projekten und weiteren Geschäftsbereichen vorhanden. Häufig entsteht der Bedarf, diese Daten über mehrere Bereiche hinweg auszuwerten, Entwicklungen über längere Zeiträume zu betrachten oder individuelle Kennzahlen für verschiedene Empfänger bereitzustellen. Durch die Nähe zur Microsoft-Welt bietet sich Power BI dafür als ergänzende Reportingebene besonders an.
 
Mit einer auf Ihre Business Central-Umgebung abgestimmten Power BI-Lösung bereiten wir die relevanten Daten so auf, dass sie für wiederkehrende und individuelle Auswertungen genutzt werden können. So entsteht ein Reporting, das Ihre bestehenden Prozesse ergänzt und Ihnen eine klare Sicht auf die benötigten Informationen ermöglicht.
Schematische Darstellung, wie Business-Central-Daten, Excel-Dateien und weitere Quellen über data4success für Power-BI-Reports aufbereitet werden.

Ihre Daten sind bereits vorhanden.
Entscheidend ist, wie Sie sie nutzen.

Einkauf

Verkauf

Finanzen

Projekte

Lager

In Business Central sind viele Informationen aus dem Arbeitsalltag bereits vorhanden. Sie entstehen beispielsweise bei Buchungen und Posten, Verkaufsaufträgen, Einkaufsbestellungen, Lagerbeständen, Artikelbewegungen oder Projekten.

Viele dieser Informationen werden direkt in Business Central betrachtet, bearbeitet oder über bestehende Auswertungen genutzt. Wenn jedoch Daten aus mehreren Bereichen gemeinsam analysiert, Entwicklungen über längere Zeiträume verfolgt oder individuelle Kennzahlen regelmäßig bereitgestellt werden sollen, wird eine gemeinsame Sicht auf die Daten wichtiger.

In der Praxis werden dafür häufig in Business Central vorhandene Berichte, Analyseansichten, zusätzliche Excel-Dateien oder manuell gepflegte Übersichten genutzt. Das kann hilfreich sein, führt aber schnell zu zusätzlichem Abstimmungsaufwand, wenn Kennzahlen an mehreren Stellen berechnet oder unterschiedlich interpretiert werden.

Genau hier setzt ein ergänzendes Reporting mit Power BI an.

Typische Herausforderungen beim Reporting mit Business Central

Business Central bietet verschiedene Möglichkeiten, Informationen direkt im System zu betrachten, auszuwerten und weiterzuverarbeiten. Dazu gehören beispielsweise Berichte, Analyseansichten, Dimensionen oder die Arbeit mit Excel. Herausforderungen entstehen jedoch häufig, wenn Daten aus mehreren Bereichen zusammengeführt, Kennzahlen einheitlich berechnet oder Auswertungen regelmäßig für unterschiedliche Empfänger bereitgestellt werden sollen.

Auswertungen in Business Central

Beispielhafte Business-Central-Auswertungsansicht mit Verkaufsaufträgen, Kennzahlen, Analyse nach Dimensionen und Top-Debitoren nach Umsatz.

Erweiterte Analyse mit Power BI

Manuelle Excel-Auswertungen ablösen

In vielen Unternehmen werden Business Central-Daten zusätzlich in Excel weiterbearbeitet, ergänzt oder für Analysen genutzt. Wenn daraus wiederkehrende Auswertungen entstehen, kann Power BI helfen, manuelle Exporte, Abstimmungen und unterschiedliche Berechnungen durch eine verlässlichere Reportinggrundlage zu ersetzen.

Kennzahlen einheitlich definieren

Kennzahlen wie Umsatz, offene Posten, Lagerwert, Deckungsbeitrag oder Projektkosten können je nach Zeitraum, Dimension oder Berechnungslogik unterschiedlich ausfallen. Einheitliche Definitionen sorgen dafür, dass Ergebnisse nachvollziehbar bleiben und in verschiedenen Auswertungen auf derselben Grundlage beruhen.

Mehrere Mandanten auswerten

Wenn mehrere Mandanten, Gesellschaften oder Standorte in Business Central genutzt werden, können die relevanten Informationen an verschiedenen Stellen vorliegen. Für übergreifende Auswertungen müssen diese Daten so zusammengeführt werden, dass Zuordnungen, Dimensionen und Kennzahlen einheitlich betrachtet werden können.

Abstimmungsaufwand reduzieren

Wenn Berichte, Analyseansichten und Excel-Dateien parallel genutzt werden, entstehen schnell unterschiedliche Zahlenstände. Eine gemeinsame Reportinggrundlage reduziert den Abstimmungsaufwand und erleichtert es, wiederkehrende Auswertungen für verschiedene Empfänger bereitzustellen.

Daten aus Business Central mit Power BI flexibel auswerten

Business Central enthält viele Informationen aus kaufmännischen und operativen Prozessen. Für ein Reporting mit Power BI können diese Daten strukturiert aufbereitet und in einem gemeinsamen Datenmodell zusammengeführt werden.

Welche Daten und Auswertungen berücksichtigt werden können, hängt von der jeweiligen Business Central-Umgebung, den genutzten Funktionen, Dimensionen und verfügbaren Datenquellen ab. Unter anderem können folgende Bereiche einbezogen werden:

Finanzdaten strukturiert auswerten

Analysieren Sie Buchungen, Kontensalden, offene Posten und Zahlungsflüsse über verschiedene Zeiträume, Dimensionen oder Gesellschaften hinweg. So lassen sich finanzielle Entwicklungen und Abweichungen übersichtlich und nachvollziehbar darstellen.

Mögliche Auswertungen

Verkaufsdaten transparent analysieren

Analysieren Sie Verkaufsaufträge, Rechnungen, Debitoren und Artikel über verschiedene Zeiträume, Dimensionen oder Verkäufer hinweg. Umsatzentwicklungen, offene Aufträge und Abweichungen im Verkaufsprozess werden dadurch schneller sichtbar.

Mögliche Auswertungen

Einkauf und Beschaffung im Blick behalten

Betrachten Sie Einkaufsbestellungen, Kreditoren, Artikel und Bestellmengen über verschiedene Zeiträume, Dimensionen oder Warengruppen hinweg. So werden Einkaufsvolumen, Preisentwicklungen und ausstehende Bestellungen im Beschaffungsprozess besser nachvollziehbar.

Mögliche Auswertungen

Bestände und Verfügbarkeit gezielt analysieren

Analysieren Sie Lagerbestände, Artikelbewegungen, Lagerwerte und Verfügbarkeiten nach Zeitraum, Lagerort oder Artikelgruppe. Dadurch wird sichtbar, wie sich Bestände entwickeln, wo Kapital gebunden ist und an welchen Stellen mögliche Engpässe entstehen können.

Mögliche Auswertungen

Projektkosten und Fortschritt im Blick behalten

Werten Sie Projektbudgets, Ist-Kosten, Projektabrechnung und Aufwände nach Projekt, Aufgabe, Zeitraum oder Dimension aus. So erhalten Sie eine klare Grundlage, um Budgetabweichungen, wirtschaftliche Entwicklungen und offene Projektpositionen besser zu beurteilen.

Mögliche Auswertungen
Finanzen

Finanzdaten strukturiert auswerten

Analysieren Sie Buchungen, Kontensalden, offene Posten und Zahlungsflüsse über verschiedene Zeiträume, Dimensionen oder Gesellschaften hinweg. So lassen sich finanzielle Entwicklungen und Abweichungen übersichtlich und nachvollziehbar darstellen.
Mögliche Auswertungen

Verkaufsdaten transparent analysieren

Analysieren Sie Verkaufsaufträge, Rechnungen, Debitoren und Artikel über verschiedene Zeiträume, Dimensionen oder Verkäufer hinweg. Umsatzentwicklungen, offene Aufträge und Abweichungen im Verkaufsprozess werden dadurch schneller sichtbar.
Mögliche Auswertungen

Einkauf und Beschaffung im Blick behalten

Betrachten Sie Einkaufsbestellungen, Kreditoren, Artikel und Bestellmengen über verschiedene Zeiträume, Dimensionen oder Warengruppen hinweg. So werden Einkaufsvolumen, Preisentwicklungen und ausstehende Bestellungen im Beschaffungsprozess besser nachvollziehbar.
Mögliche Auswertungen

Bestände und Verfügbarkeit gezielt analysieren

Analysieren Sie Lagerbestände, Artikelbewegungen, Lagerwerte und Verfügbarkeiten nach Zeitraum, Lagerort oder Artikelgruppe. Dadurch wird sichtbar, wie sich Bestände entwickeln, wo Kapital gebunden ist und an welchen Stellen mögliche Engpässe entstehen können.
Mögliche Auswertungen

Projektkosten und Fortschritt im Blick behalten

Werten Sie Projektbudgets, Ist-Kosten, Projektabrechnung und Aufwände nach Projekt, Aufgabe, Zeitraum oder Dimension aus. So erhalten Sie eine klare Grundlage, um Budgetabweichungen, wirtschaftliche Entwicklungen und offene Projektpositionen besser zu beurteilen.
Mögliche Auswertungen

Mehr als ein einzelner Report

Business Central-Daten können für einzelne Auswertungen direkt im System, über Analyseansichten, Excel oder eingebundene Power BI-Berichte genutzt werden. Für ein dauerhaft verlässliches Reporting ist jedoch nicht nur die sichtbare Berichtsebene entscheidend. Wichtig ist auch, dass die zugrunde liegenden Daten, Kennzahlen und Berechnungslogiken sauber aufgebaut sind.
 
Dafür werden die relevanten Business Central-Daten strukturiert aufbereitet und die benötigten Zusammenhänge in einem belastbaren Datenmodell abgebildet. Dieses Datenmodell bildet nicht nur die Grundlage für den ersten Report, sondern kann auch als Ausgangspunkt für weitere Auswertungen genutzt werden. Kennzahlen werden so definiert, dass ihre Berechnung in verschiedenen Berichten und Auswertungen konsistent bleibt.
 
Power BI bildet anschließend die sichtbare Ebene. Nutzer können Informationen filtern, Entwicklungen miteinander vergleichen und von einer Übersicht schrittweise zu den relevanten Details gelangen. Business Central bleibt dabei das operative System. Das ergänzende Reporting schafft eine zusätzliche Sicht auf die vorhandenen Daten und kann je nach Bedarf um weitere Quellen ergänzt werden.

Business Central und weitere Quellen

ERP-Daten, Planwerte, CRM-Daten, Excel-Dateien oder weitere operative Anwendungen

Gemeinsame Datenbasis

Strukturierte Zusammenhänge und einheitlich definierte Kennzahlen

Power BI Reports

Interaktive Auswertungen für unterschiedliche Fachbereiche und Perspektiven

Eine Datenbasis, die zu Ihrer Business Central-Umgebung passt

Business Central kann je nach Unternehmen unterschiedlich eingerichtet und genutzt werden. Beim Aufbau Ihrer Reportinglösung berücksichtigen wir deshalb die vorhandenen Daten, genutzten Funktionen, Dimensionen und ergänzenden Quellen. So entsteht eine gemeinsame Datenbasis, auf der Berichte, Kennzahlen und weitere Auswertungen nachvollziehbar aufbauen können.

Business Central-Daten strukturiert bereitstellen

Für das Reporting werden die relevanten Daten aus Business Central so aufbereitet, dass sie in Power BI verlässlich genutzt werden können. Dazu gehören zum Beispiel Informationen aus Finanzen, Verkauf, Einkauf, Lager oder Projekten.

Weitere Datenquellen gezielt einbeziehen

Neben Business Central können je nach Fragestellung auch Planwerte, Excel-Dateien, CRM-Daten, E-Commerce-Daten oder Informationen aus weiteren Anwendungen einbezogen werden. Entscheidend ist, dass diese Daten fachlich sinnvoll zusammengeführt und für gemeinsame Auswertungen nutzbar gemacht werden.

Grundlage für weitere Auswertungen schaffen

Die gemeinsame Datenbasis unterstützt nicht nur den ersten Report, sondern kann als Ausgangspunkt für weitere Auswertungen genutzt werden. So lassen sich zusätzliche Fachbereiche, Kennzahlen oder Datenquellen schrittweise ergänzen

Microsoft Fabric als mögliche Ausbaustufe

Microsoft Fabric kann eine sinnvolle Ausbaustufe sein, wenn Reporting auf Basis von Business Central nicht nur einzelne Berichte abbilden, sondern langfristig mehrere Fachbereiche, Datenquellen und Auswertungen unterstützen soll.

Ob Fabric dafür benötigt wird, hängt von den vorhandenen Daten, dem geplanten Umfang und den Anforderungen an Bereitstellung, Aktualisierung und Erweiterbarkeit ab. Für einen überschaubaren Einstieg kann auch eine schlankere Datenbasis ausreichen.

Wann Fabric sinnvoll sein kann

So gehen wir bei Ihrem Business Central-Reporting vor

Jede Reportinglösung beginnt mit den konkreten Fragen, vorhandenen Auswertungen und der jeweiligen Business Central-Umgebung. Gemeinsam klären wir, welche Informationen benötigt werden und wie daraus eine passende Reportingstruktur mit Power BI entstehen kann.

01

Ausgangssituation verstehen

Wir betrachten Ihre Business Central-Umgebung, bestehende Auswertungen und die wichtigsten Anforderungen der Fachbereiche.
02

Daten und Kennzahlen prüfen

Wir klären, welche Daten relevant sind und wie zentrale Kennzahlen nachvollziehbar berechnet werden sollen.
03

Datenbasis und Datenmodell entwickeln

Wir bereiten die relevanten Daten technisch auf und bilden die benötigten Zusammenhänge in einem gemeinsamen Datenmodell ab.
04

Power BI Reports umsetzen

Wir entwickeln Power BI-Reports als interaktive Auswertungen für die vorgesehenen Nutzer und Fachbereiche.
05

Reporting im Arbeitsalltag verankern

Wir richten Aktualisierung, Zugriffsrechte und Bereitstellung passend zu Ihrer Business Central-Umgebung ein.

Erfahrung mit Business Central-Daten und Reporting

data4success ist auf Business Intelligence, Datenmodelle und Reportinglösungen für mittelständische Unternehmen spezialisiert. Dabei betrachten wir nicht nur die sichtbaren Reports, sondern auch die Datenstrukturen, fachlichen Zusammenhänge und Berechnungslogiken, auf denen ein verlässliches Reporting aufbaut.

Business Central gehört zu unseren zentralen Kompetenzfeldern. Unser Team verfügt über langjährige Erfahrung mit Business Central-Daten, Microsoft SQL Server, Datenmigrationen, Datenmodellen und Power BI. Dadurch können wir sowohl die technische Datenbasis als auch die fachlichen Anforderungen der späteren Anwender berücksichtigen.

ERP-Daten verstehen

Wir analysieren vorhandene Datenstrukturen und identifizieren die Informationen, die für die gewünschten Auswertungen benötigt werden.

Datenmodelle aufbauen

Wir bereiten Daten strukturiert auf und bilden fachliche Zusammenhänge sowie Berechnungslogiken nachvollziehbar ab.

Reporting umsetzen

Wir entwickeln Power BI Reports, die zu den Informationsbedürfnissen der vorgesehenen Nutzer und Fachbereiche passen.

Häufige Fragen zum Reporting mit Business Central

Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen zur Auswertung von Business Central-Daten mit Power BI und zur Gestaltung einer passenden Reportinglösung.

Können Daten aus Business Central mit Power BI ausgewertet werden?

Ja. Nach unserer Erfahrung lassen sich alle in Business Central vorhandenen und zugänglichen Daten für Power BI aufbereiten. Welche Inhalte konkret zur Verfügung stehen, richtet sich nach den eingesetzten Modulen und den darin erfassten Daten.

Daten aus Finanzen, Verkauf, Einkauf, Lager und Projekten können ebenso berücksichtigt werden wie weitere in Business Central vorhandene Informationen. Welche Daten für das Reporting relevant sind, klären wir anhand der gewünschten Auswertungen und Kennzahlen.

Die vorhandenen Berichte, Analyseansichten und Excel-Möglichkeiten in Business Central können für einzelne operative Fragen hilfreich sein. Wenn jedoch bereichsübergreifende Auswertungen, einheitliche Kennzahlen oder regelmäßige Reports für verschiedene Empfänger benötigt werden, kann eine ergänzende Power BI-Lösung sinnvoll sein.

Der standardmäßige Connector ermöglicht einen schnellen Einstieg und stellt Daten zu typischen Business Central-Entitäten bereit. Für unternehmensspezifische Kennzahlen, zusätzliche Tabellen und ein erweiterbares Datenmodell werden jedoch häufig weitere Daten benötigt. Diese erschließen wir gezielt und führen sie in einer gemeinsamen Reportinggrundlage zusammen.

Ja. Neben Business Central-Daten können bei Bedarf auch Excel-Dateien, Planwerte oder weitere ergänzende Informationen einbezogen werden. Wichtig ist, dass diese Daten fachlich sinnvoll zusammengeführt und für gemeinsame Auswertungen nutzbar gemacht werden.

Nicht zwingend. Für einen überschaubaren Einstieg kann auch eine schlankere Datenbasis ausreichen. Microsoft Fabric kann sinnvoll werden, wenn mehrere Datenquellen, viele Reports oder eine zentrale und erweiterbare Datenplattform aufgebaut werden sollen.

Ja, wenn die benötigten Daten zugänglich sind und fachlich zusammengeführt werden können. Dabei müssen Zuordnungen, Dimensionen und Kennzahlen so abgestimmt werden, dass die Ergebnisse übergreifend nachvollziehbar bleiben.

Bestehende Berichte, Analyseansichten oder Excel-Auswertungen können als Ausgangspunkt dienen. Nicht jede bestehende Auswertung muss sofort ersetzt werden. Gemeinsam prüfen wir, welche Inhalte übernommen, angepasst oder schrittweise in Power BI überführt werden sollten.

Ja. Reports und Kennzahlen können an die fachlichen Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden. Gemeinsam wird festgelegt, welche Berechnungslogiken, Zeiträume, Filter und Betrachtungsebenen benötigt werden.

Ein Power BI-Reporting auf Basis von Business Central eignet sich unter anderem für Finanzen, Verkauf, Einkauf, Lager und Projekte. Entscheidend ist nicht, möglichst viele Daten darzustellen, sondern die Informationen zusammenzuführen, die für konkrete Auswertungen, Kennzahlen und Entscheidungen benötigt werden. Je nach Business Central-Umgebung können auch weitere Bereiche oder ergänzende Datenquellen einbezogen werden.

Vorkonfigurierte Standardreports für Business Central

Für viele Unternehmen sind bestimmte Auswertungen besonders wichtig. Deshalb bieten wir für typische Anforderungen im Verkauf und Finanzbereich vorkonfigurierte Power-BI-Reports für Business Central an. Die Reports umfassen nicht nur die sichtbare Auswertung, sondern auch das dafür benötigte Datenmodell. Dadurch entsteht ein Grundgerüst, das als Ausgangspunkt für weitere Auswertungen genutzt werden kann.

Verkaufsreporting

Analysieren Sie Umsätze, Debitoren, Artikel und Entwicklungen in einer interaktiven Power-BI-Auswertung.

Finanzreporting

Erhalten Sie Transparenz über GuV, Bilanz und finanzielle Kennzahlen in einer einheitlichen Auswertung.

Starter-Paket

Die Standardreports sind jeweils als Starter-Paket für 3.000 Euro zzgl. Lizenzkosten erhältlich. Nach Bereitstellung der erforderlichen Zugänge erfolgt die Einführung in der Regel innerhalb von zwei Wochen.

Business Central Cloud oder On-Premises

Wird Business Central in der Cloud betrieben, ist das Fabric-Starter-Paket Bestandteil unserer Reportinglösung. Es übernimmt die automatisierte Bereitstellung und regelmäßige Synchronisierung der benötigten Daten. Bei einer On-Premises-Umgebung prüfen wir, ob eine schlankere Datenbasis ohne Microsoft Fabric ausreicht.

Fabric-Starter-Paket

Das Fabric-Starter-Paket ist für 2.000 Euro erhältlich. Es umfasst die erste Einrichtung der Fabric-Struktur, die Anbindung der Business Central-Daten, das Aufsetzen der automatisierten Ladeprozesse sowie eine persönliche Einführung.

Fabric Capacity

Unsere Ladeprozesse sind bewusst leichtgewichtig aufgebaut, damit nur die tatsächlich benötigte Fabric Capacity genutzt wird. Für viele Einstiegsszenarien kann deshalb bereits eine kleine F2 Capacity ausreichen. Die Lizenzkosten beginnen abhängig von Region, Abrechnungsmodell und Microsoft-Vertrag bei rund 170 Euro pro Monat. Den konkreten Preis prüfen wir anhand des jeweils aktuellen Microsoft-Angebots.

Lizenz- und Aufwandshinweise

Lizenzkosten für Power BI, Zebra BI und gegebenenfalls Microsoft Fabric sind nicht enthalten.

Bei mehreren Business Central-Mandanten, getrennten Systemumgebungen oder besonderen Datenstrukturen kann der Aufwand für die Bereitstellung und Zusammenführung der Daten abweichen. In diesem Fall prüfen wir die Ausgangssituation vorab und stimmen den passenden Umfang individuell ab.

Möchten Sie mehr aus Ihren Business Central-Daten herausholen?

Wenn Auswertungen heute viel manuelle Arbeit verursachen, wichtige Informationen nur schwer zusammengeführt werden können oder unterschiedliche Zahlenstände im Umlauf sind, lohnt sich ein genauer Blick auf Ihre Reportingstruktur.

Gerne besprechen wir mit Ihnen, welche Daten bereits vorhanden sind und wie daraus eine passende Power BI-Lösung entstehen kann.