WORKDAY UND POWER BI
Bei der Einführung von Workday müssen Personaldaten, Organisationsstrukturen und länderspezifische Informationen aus unterschiedlichen Systemen in eine gemeinsame Zielstruktur überführt werden. Wir unterstützen Sie dabei, diese Daten kontrolliert aufzubereiten, wiederholbar zu migrieren und so eine verlässliche Grundlage für späteres HR-Reporting mit Power BI zu schaffen.
INTERNATIONALE HR-DATEN
Internationale Unternehmen verwalten Personaldaten häufig über verschiedene Länder, Gesellschaften und HR-Systeme hinweg. Bezeichnungen, Formate, Hierarchien und fachliche Zuordnungen können sich dabei deutlich unterscheiden.
Für die Einführung von Workday müssen diese Informationen geprüft, fachlich eingeordnet und einer gemeinsamen Zielstruktur zugeordnet werden. Erst dadurch entsteht eine verlässliche Grundlage für konsistente Stammdaten und spätere Auswertungen.
TYPISCHE HERAUSFORDERUNGEN
Bevor Daten nach Workday übertragen werden können, müssen Quellen, Strukturen und fachliche Zusammenhänge verstanden werden. Besonders anspruchsvoll wird dies, wenn Informationen aus mehreren Ländern und Systemen zusammengeführt und wiederholt geprüft werden müssen.
HR-Daten stammen häufig aus unterschiedlichen Systemen, lokalen Datenbeständen und ergänzenden Dateien. Für die Migration muss geklärt werden, welche Informationen relevant sind und wie sie gemeinsam verarbeitet werden können.
Bezeichnungen, Formate, Hierarchien und Zuordnungen können sich zwischen Ländern, Gesellschaften und bestehenden HR-Systemen unterscheiden. Fachlich vergleichbare Informationen müssen erkannt und einer gemeinsamen Zielstruktur zugeordnet werden.
Werden Daten wiederholt exportiert und manuell in Excel angepasst, entstehen aufwendige Korrekturschleifen. Änderungen sollten deshalb nachvollziehbar in weitere Test- und Migrationsläufe einfließen können.
Bei HR-Daten müssen Datenumfang, Verarbeitung, Speicherung und Zugriffsrechte besonders sorgfältig abgestimmt werden. Migrationsdaten und spätere Reportingdaten sind dabei getrennt zu betrachten.
STRUKTURIERTE DATENMIGRATION
Eine verlässliche Workday-Migration beginnt mit einem klaren Verständnis der vorhandenen Daten und der vorgesehenen Zielstruktur. Darauf aufbauend werden Aufbereitung, Zuordnung und Qualitätsprüfung so gestaltet, dass Korrekturen nachvollziehbar in weitere Migrationsläufe einfließen können.
Vorhandene HR-Systeme, lokale Datenbestände und ergänzende Dateien werden betrachtet und für den Migrationsumfang eingeordnet.
Felder, Formate und Inhalte werden nach abgestimmten Regeln für die weitere Verarbeitung aufbereitet.
Quellfelder und Werte werden den vorgesehenen Workday-Strukturen und fachlichen Begriffen zugeordnet.
Vollständigkeit, Formate, Zuordnungen und fachliche Plausibilität werden anhand definierter Regeln kontrolliert.
Änderungen aus Testläufen fließen nachvollziehbar in weitere Bereitstellungen ein, ohne jeden Arbeitsschritt neu aufzubauen.
Ein zentraler Schritt ist die fachliche Harmonisierung unterschiedlicher Begriffe und Strukturen.
FACHLICHE HARMONISIERUNG
Abteilungen, Funktionen, Standorte und weitere HR-Merkmale können in verschiedenen Ländern oder Systemen unterschiedlich bezeichnet und gegliedert sein. Für die gemeinsame Workday-Struktur muss deshalb geprüft werden, welche Werte fachlich vergleichbar sind, welche Besonderheiten erhalten bleiben und wo noch Klärungsbedarf besteht.
Nachvollziehbare Zuordnungen schaffen eine gemeinsame Grundlage für Workday und spätere Auswertungen. Für das Reporting wird anschließend gezielt festgelegt, welche Migrationsdaten tatsächlich benötigt werden.
MIGRATION UND REPORTING
Für die Workday-Migration können detaillierte Informationen, Zuordnungen und Prüfstände erforderlich sein. Für das spätere HR-Reporting wird dagegen gezielt festgelegt, welche Daten benötigt werden, in welcher Detailtiefe sie bereitgestellt werden und wer darauf zugreifen darf.
Dadurch werden nicht automatisch sämtliche Migrationsdaten in Power BI übernommen. Die Reportinggrundlage entsteht passend zu den vorgesehenen Fragestellungen, Empfängern und Berechtigungen.
Migration und Reporting greifen auf eine gemeinsame fachliche Grundlage zurück, unterscheiden sich jedoch bei Datenumfang, Detailtiefe und Zugriffsrechten.
LAUFENDE DATENQUALITÄT
Mit der Migration nach Workday ist Datenqualität nicht abgeschlossen. Neue Stammdaten, organisatorische Veränderungen und laufende Anpassungen können dazu führen, dass Angaben fehlen oder Zuordnungen nicht mehr passen. Ein gezieltes Datenqualitätsreporting macht ausgewählte Prüfstände regelmäßig sichtbar und zeigt, wo fachliche Prüfung erforderlich ist.
Erforderliche Merkmale, Formate und vorgesehene Zuordnungen
Gesellschaften, Standorte und Organisationseinheiten
Stellenstatus, Funktionen und fachliche Zuordnungen
Gruppierungen, Zeitbezüge und benötigte Merkmale
Power BI macht Auffälligkeiten sichtbar. Die fachliche Bewertung und Korrektur bleibt Aufgabe der vorgesehenen Verantwortlichkeiten und Prozesse.
HR-REPORTING MIT POWER BI
Auf einer strukturierten und fachlich abgestimmten Datengrundlage können freigegebene Workday-Daten für unterschiedliche HR-Fragestellungen aufbereitet werden. Welche Auswertungen sinnvoll sind, richtet sich nach den verfügbaren Daten, den fachlichen Anforderungen und dem jeweiligen Berechtigungskonzept.
Betrachten Sie die Entwicklung des Personalbestands nach Zeitraum, Gesellschaft, Standort oder Organisationseinheit. Wenn geeignete und freigegebene Daten vorliegen, können auch Personalkosten auf einer abgestimmten Aggregationsebene einbezogen werden.
Personalbestand
Vollzeitäquivalente
Personalkosten
Zeitliche Entwicklung
Organisatorische Verteilung
Analysieren Sie Gesellschaften, Standorte und Organisationseinheiten auf einer gemeinsamen Grundlage. So werden Verteilungen, Veränderungen und fehlende Zuordnungen nachvollziehbar.
Personalbestand nach Gesellschaft
Organisationseinheiten
Unvollständige Zuordnungen
Personalbestand nach Standort
Organisatorische Veränderungen
Betrachten Sie Eintritte, Austritte und Fluktuationsentwicklungen über abgestimmte Zeiträume und organisatorische Ebenen hinweg. So werden Veränderungen sichtbar, ohne einzelne Beschäftigte in den Mittelpunkt der Auswertung zu stellen.
Eintritte
Austritte
Nettoveränderung
Fluktuationsrate
Zeitliche Entwicklung
Stellen, besetzte und unbesetzte Positionen sowie ausgewählte Planungsinformationen können gegenübergestellt werden, sofern die erforderlichen Daten in geeigneter Form vorliegen. Dadurch entsteht eine Grundlage für die Betrachtung aktueller und geplanter Strukturen.
Stellenbestand
Besetzte Stellen
Unbesetzte Stellen
Besetzungsquote
Geplante Stellen
Verfügbare Kapazitäten und Abwesenheiten können auf einer geeigneten Aggregationsebene betrachtet werden. Dadurch lassen sich zeitliche und organisatorische Entwicklungen nachvollziehen.
Verfügbare Kapazität
Abwesenheitstage
Abwesenheitsquote
Zeitliche Entwicklung
Organisatorischer Vergleich
Ausgewählte Qualitätsindikatoren können nach Datenstand, Organisationseinheit oder fachlichem Prüfbereich ausgewertet werden. Dadurch wird sichtbar, wo Angaben fehlen, Zuordnungen geprüft werden müssen oder sich die Datenqualität verändert.
Vollständigkeitsquote
Datensätze mit Prüfbedarf
Fehlende Pflichtmerkmale
Zuordnungsstatus
Qualitätsentwicklung
Alle Auswertungen bauen auf abgestimmten Strukturen, definierten Kennzahlen und freigegebenen Daten auf. Wie eine gemeinsame Sicht in Power BI aussehen kann, zeigt die folgende schematische Beispielansicht.
BEISPIELANSICHT MIT DEMODATEN
Die folgende schematische Ansicht zeigt beispielhaft, wie ausgewählte Workday-Daten in Power BI zusammengeführt und für unterschiedliche Perspektiven auf Personalbestand, Veränderungen und Stellenbesetzung aufbereitet werden können.
Schematische Beispielansicht mit Demodaten. Umfang, Kennzahlen und Darstellung richten sich nach Datenlage, Anforderungen und Berechtigungen.
Eine gemeinsame Datenbasis schafft konsistente Kennzahlen und ermöglicht unterschiedliche Sichten für die vorgesehenen Empfängergruppen.
DATENSCHUTZ UND BERECHTIGUNGEN
HR-Daten können personenbezogene und besonders schützenswerte Informationen enthalten. Deshalb werden Datenumfang, Detailtiefe, Verarbeitung und Zugriffsrechte bereits bei der Konzeption von Migration und Reporting abgestimmt.
01
Für Migration und Reporting wird zweckbezogen festgelegt, welche Informationen tatsächlich benötigt werden.
02
Für jede Auswertung wird festgelegt, ob aggregierte Kennzahlen, organisatorische Ebenen oder detailliertere Informationen erforderlich sind.
03
Rollen, Verantwortungsbereiche und vorgesehene Empfänger werden im Berechtigungs- und Bereitstellungskonzept berücksichtigt.
04
Datenquellen, fachliche Zuordnungen, Prüfregeln und Berechnungslogiken werden nachvollziehbar festgehalten.
Nicht die maximal verfügbare Datenmenge bestimmt die Lösung, sondern der fachlich erforderliche und abgestimmte Datenumfang.
Die technische Umsetzung wird an die vorhandene Systemlandschaft sowie an Anforderungen an Sicherheit, Datenschutz, Betrieb und Bereitstellung angepasst. Dabei wird geprüft, wie Workday-Daten und weitere freigegebene Informationen für die vorgesehenen Auswertungen bereitgestellt werden können.
Ob eine bestehende Datenplattform genutzt, eine separate Reportinggrundlage aufgebaut oder eine cloudbasierte Erweiterung eingesetzt wird, richtet sich nach Projektumfang, Datenlage und technischen Anforderungen.
Fachliche Anforderungen, Datenumfang, Zugriffe und technische Umsetzung müssen zusammenpassen.
GEMEINSAMES VORGEHEN
Wir begleiten Workday-Datenprojekte von der Klärung der Ausgangslage bis zur strukturierten Übergabe. Dabei stimmen wir fachliche Anforderungen, Datenaufbereitung, technische Umsetzung und Reportingvorbereitung mit den beteiligten Verantwortlichen ab.
Gemeinsam betrachten wir Datenquellen, Zielstruktur, Projektumfang und vorhandene Rahmenbedingungen.
Fachliche Anforderungen, benötigte Daten, Verantwortlichkeiten und vorgesehene Auswertungen werden gemeinsam konkretisiert.
Datenaufbereitung, fachliche Zuordnungen, Prüfungen und Reportingvorbereitung werden schrittweise umgesetzt und abgestimmt.
Regeln, Datenstände und Ergebnisse werden nachvollziehbar dokumentiert und für die weitere Nutzung bereitgestellt.
Der konkrete Projektumfang richtet sich nach Ihrer Ausgangslage, den vorhandenen Daten und den vereinbarten Zielen für Migration und Reporting.
HÄUFIGE FRAGEN
Welche Daten benötigt werden, richtet sich nach der vorgesehenen Workday-Zielstruktur und dem jeweiligen Migrationsumfang. Dazu können beispielsweise Mitarbeiterstammdaten, Organisationsinformationen, Gesellschaften, Standorte, Stellen, Funktionen und weitere projektrelevante Merkmale gehören. Gemeinsam wird geprüft, welche Quellen verfügbar sind und in welcher Form die Daten bereitgestellt werden können.
Daten aus unterschiedlichen HR-Systemen, lokalen Datenbeständen und ergänzenden Dateien können grundsätzlich gemeinsam betrachtet und für die weitere Verarbeitung strukturiert werden. Die konkrete Einbindung richtet sich nach der technischen Bereitstellung, der Datenqualität und den fachlichen Anforderungen.
Bezeichnungen, Hierarchien und Werte werden nicht automatisch vereinheitlicht. Gemeinsam wird geprüft, welche Informationen fachlich vergleichbar sind, welche Zielzuordnungen vorgesehen werden und welche lokalen Besonderheiten erhalten bleiben müssen. Ungeklärte Werte können als prüfbedürftig gekennzeichnet und anschließend fachlich bewertet werden.
Aufbereitungs-, Zuordnungs- und Prüfschritte können nachvollziehbar aufgebaut werden. Änderungen und Erkenntnisse aus einem Testlauf lassen sich dadurch kontrolliert in weitere Bereitstellungen übernehmen, ohne sämtliche Arbeitsschritte vollständig neu durchführen zu müssen. Der konkrete Ablauf richtet sich nach dem jeweiligen Projekt und dem vorgesehenen Migrationsverfahren.
Nein. Für das Reporting wird gezielt festgelegt, welche Informationen für die vorgesehenen Fragestellungen benötigt werden, in welcher Detailtiefe sie bereitgestellt werden und wer darauf zugreifen darf. Daten werden nicht allein deshalb in Power BI übernommen, weil sie während der Migration verfügbar waren.
Je nach verfügbarer und freigegebener Datengrundlage können beispielsweise Personalbestand, Organisationsstrukturen, Eintritte und Austritte, Fluktuation, Stellen und Besetzung, Kapazitäten, Personalkosten oder Datenqualität betrachtet werden. Welche Auswertungen möglich und sinnvoll sind, hängt von der Workday-Umgebung, den bereitgestellten Daten und den fachlichen Anforderungen ab.
Datenumfang, Detailtiefe, Verarbeitung und Zugriffsrechte werden auf den jeweiligen Zweck und die abgestimmten Anforderungen ausgerichtet. Dabei wird geprüft, welche Daten tatsächlich benötigt werden, welche Nutzergruppen darauf zugreifen dürfen und welche technische Bereitstellung zur vorhandenen Umgebung passt. Die konkrete Ausgestaltung erfolgt mit den zuständigen fachlichen, technischen und datenschutzbezogenen Verantwortlichkeiten.
Unterschiedliche Nutzergruppen können unterschiedliche Informationsbedarfe und Verantwortungsbereiche haben. Ein Berechtigungskonzept kann deshalb vorsehen, dass Nutzer nur die für ihre Aufgaben vorgesehenen Informationen und organisatorischen Bereiche sehen. Die konkrete Umsetzung richtet sich nach der technischen Umgebung, der Datenstruktur und den abgestimmten Zugriffsregeln.
Ja, die Reportinggrundlage kann auf priorisierte Fragestellungen und freigegebene Daten ausgerichtet und später schrittweise erweitert werden. So können zunächst ausgewählte Kennzahlen oder Qualitätsmerkmale umgesetzt und anschließend weitere Organisationseinheiten, HR-Themen oder Empfängersichten ergänzt werden.
IHR WORKDAY-DATENPROJEKT
Ob internationale HR-Systeme, Excel-Dateien, unterschiedliche Organisationsstrukturen oder bereits vorhandene Workday-Daten: Gemeinsam betrachten wir Ihre Ausgangslage und klären, wie Datenmigration, Datenqualität und späteres HR-Reporting sinnvoll zusammenspielen können.
Dabei steht nicht eine vorgefertigte Standardlösung im Mittelpunkt, sondern ein nachvollziehbarer Weg, der zu Ihren Daten, Verantwortlichkeiten und fachlichen Anforderungen passt.
