IBCS – Standardisierte, strukturierte und leicht verständliche Reports
In der heutigen Welt des Reportings von Power BI, Qlikview, SAC, Tableau und anderen Reporting Tools schaut jedes Dashboard aufgrund von Software und Ersteller anders aus. Bis jetzt gibt es keine allgemein verpflichtenden Regeln zur Erstellung von Reports.
Die folgenden Screenshots zeigen Sales Dashboards von verschiedenen Firmen.
Alle zeigen in einer Form den Umsatz, den Profit sowie die Menge an verkaufter Ware. Sie alle sind vollständig anders aufgebaut. Manche schreiben „Revenue“, „Sales“ oder „Total Sales“, meinen jedoch alle denselben Wert. Manche Reports kommen mehrheitlich mit Balken- und Säulendiagrammen aus, andere zeigen noch Torten- und Kacheldiagramme an.
Der Betrachter ist nicht in der Lage auf einen Blick alle Reports miteinander zu vergleichen. Stattdessen muss man den Report erst verstehen, bevor man die Informationen nutzen kann. Die Gestaltung von Reportseiten und Visuals darf nicht die Verständlichkeit der dargestellten Informationen beeinflussen. Die Kernaufgabe des Reportings ist es, standardisierte Fragestellungen zu schnell zu beantworten.
Die International Business Communication Standards (IBCS) bieten klar definierte Regeln für eine strukturierte und standardisierte Reportgestaltung.
Was ist IBCS?
Die International Business Communication Standards (IBCS) wurden geschaffen, um die Kluft in der Geschäftskommunikation zu überbrücken. Oftmals werden wichtige Informationen in Berichten und Präsentationen auf unterschiedliche Art und Weise dargestellt, was zu Missverständnissen und ineffektiver Entscheidungsfindung führen kann. IBCS setzt genau hier an, indem es einheitliche Regeln für die visuelle Darstellung von Informationen einführt.
Der IBCS-Standard wurde 2004 von Prof. Dr. Rolf Hichert definiert und seitdem durch die IBCS Association weiterentwickelt. Sie finden hier mehr zu der Geschichte von IBCS.
https://www.ibcs.com/de/ibcs-institute/
Die SUCCESS Formel
Ein Kernkonzept von IBCS ist die SUCCESS Formel, die als Leitfaden für die Gestaltung von Berichten und Präsentationen dient. SUCCESS steht für die sieben Prinzipien, die die Grundlage für klare und verständliche Geschäftskommunikation bilden:
Say (Vereinfachen): Definieren Sie, welche Botschaft sie vermitteln wollen
Unify (Vereinheitlichen): Verwenden Sie konsistente Symbole, Farben und Begriffe, um die Einheitlichkeit der Informationen sicherzustellen.
Condense (Verdichten): Fassen Sie Informationen prägnant zusammen, um die Effizienz der Kommunikation zu erhöhen.
Check (Überprüfen): Stellen Sie sicher, dass Ihre Darstellung den IBCS-Standards entspricht und leicht verständlich ist.
Express (Ausdrücken): Nutzen Sie klare und aussagekräftige Visualisierungen, um die Botschaft effektiv zu vermitteln.
Simplify (Vereinfachen): Reduzieren Sie komplexe Informationen auf das Wesentliche, um Verwirrung zu vermeiden.
Structure (Strukturieren): Ordnen Sie Informationen logisch und klar an, um eine einfache Navigation zu ermöglichen.
Für die Erstellung von Berichten ändert sich die Reihenfolge der SUCCESS Formel folgendermaßen:
• Unify
• Say
• Structure
• Express
• Simplify
• Condense
• Check
Die SUCCESS-Formel teilt den IBCS-Standard in 98 Regeln auf. Diese sind auf die einzelnen Abschnitte von SUCCESS gleichmäßig verteilt. Diese Regeln bilden die standardisierte Grundlage für jeden Report.
Die SUCCESS-Formel bietet einen strukturierten Ansatz, um Reports einheitlich zu erstellen. Im Kern steht die Information als Antwort auf die Anforderungsfrage.
Die wichtigsten Regeln von IBCS sind in Power BI mit Zebra BI bereits als Standard vorhanden. Somit stehen standardisierten und informativen Reports nichts mehr im Weg.
Warum IBCS wichtig ist
Die Anwendung der IBCS-Regeln führt zu erheblicher Verbesserung der Klarheit und Vergleichbarkeit von Berichten und Dashboards. In einer Zeit, in der Entscheidungen oft unter hohem Zeitdruck getroffen werden müssen, ist es entscheidend, dass Informationen schnell und eindeutig verstanden werden. Durch die standardisierte Darstellung von Daten können Missverständnisse und Interpretationsfehler vermieden werden.
Vorteile der IBCS-Standards
1. Verbesserte Vergleichbarkeit: Da Reports nach einheitlichen Regeln gestaltet werden, ist es für Entscheidungsträger einfacher, Berichte aus verschiedenen Quellen direkt miteinander zu vergleichen. Dies führt zu schnellerer Einsicht in kritische Geschäftskennzahlen.
2. Reduzierte Komplexität: Durch die Vereinfachung und Strukturierung der Darstellung wird der Fokus auf das Wesentliche gelegt, ohne dabei wichtige Details zu verlieren. Dies spart wertvolle Zeit bei der Interpretation von Daten.
3. Effizienzsteigerung: Ein klar strukturierter Report nach IBCS erleichtert die Entscheidungsfindung, da alle relevanten Informationen schnell zugänglich und verständlich sind.
4. Vermeidung von Missverständnissen: Konsistente Begriffe, Symbole und Farben reduzieren das Risiko, dass Informationen falsch interpretiert werden. Das schließt auch kulturelle Unterschiede und Sprachbarrieren ein, da die visuelle Sprache universell ist.
5. Professionalisierung des Berichtswesens: Die Anwendung von IBCS erhöht die Professionalität und Glaubwürdigkeit von Unternehmensberichten. Kunden, Partner und interne Stakeholder schätzen die Transparenz und Klarheit, die mit standardisierten Reports einhergeht.
IBCS in der Praxis: So setzen Unternehmen die Standards um
Unternehmen, die IBCS implementieren, profitieren nicht nur von der erhöhten Klarheit und Effizienz, sondern auch von einer nachhaltigen Verbesserung der internen und externen Kommunikation. Durch die Einführung von IBCS-Schulungen und entsprechenden Tools wie dem IBCS Notation Guide wird die Einhaltung der Standards gewährleistet.
Hier sind einige Schritte, die Unternehmen bei der Implementierung von IBCS unternehmen können:
1. Schulungen und Workshops:
Um sicherzustellen, dass die IBCS-Prinzipien von allen Beteiligten verstanden und angewendet werden, sollten Schulungen angeboten werden, die sowohl die theoretischen Grundlagen als auch die praktische Umsetzung abdecken.
2. Einführung von IBCS-konformen Templates:
Standardisierte Vorlagen, die bereits die IBCS-Regeln berücksichtigen, können die Implementierung im Unternehmen beschleunigen und vereinfachen. So wird sichergestellt, dass neue Berichte von Anfang an korrekt strukturiert sind.
3. Kontinuierliche Überprüfung und Optimierung:
Die IBCS-Standards sollten regelmäßig überprüft und gegebenenfalls angepasst werden, um sicherzustellen, dass sie weiterhin den Anforderungen des Unternehmens und der sich ändernden Geschäftswelt gerecht werden.
Wir unterstützen Sie gerne bei der Einführung von IBCS-standardisierten Reports in Ihrem Unternehmen.
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Based on IBCS Version 1.2; https://www.ibcs.com/ibcs-standards-1-2/#ids[]=18796
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