Wer kennt sie nicht, die monatlichen Reportings, Budgetüberwachungen und Vertriebsberichte? Meistens bedeutet das für viele von uns, sich einmal im Monat ins ERP-System wie Microsoft Dynamics einzuloggen, die benötigten Daten herunterzuladen und in Excel oder PowerPoint zu kopieren. Dieser manuelle Prozess ist nicht nur zeitaufwendig, sondern birgt auch das Risiko von Fehlern und veralteten Daten.
Doch was wäre, wenn diese Dateien „magisch“ wären? Wenn sie sich beim Öffnen automatisch aktualisieren und stets die neuesten Daten enthalten? Tatsächlich gibt es diese Möglichkeit schon seit über 20 Jahren! Moderne Excel- und PowerPoint-Dateien können so eingerichtet werden, dass sie beim Öffnen automatisch eine Verbindung zum ERP-System herstellen und die aktuellsten Daten abrufen.
Was sind magische Dateien?
Magische Dateien sind Berichte und Präsentationen, die sich beim Öffnen automatisch mit den neuesten Daten aktualisieren. Sie müssen nichts mehr manuell aktualisieren, kopieren oder einfügen. Öffnen Sie einfach die Datei, und schon sind die neuesten Daten für Ihre Monatsberichte, Budgetüberwachungen und Dispositionen verfügbar.
Stellen Sie sich vor, Sie öffnen eine Excel-Datei, verbinden sich automatisch mit Ihrem Microsoft-Konto, und binnen Sekunden werden alle Daten aktualisiert – ohne, dass Sie einen Finger rühren müssen. Diese Technologie basiert auf sogenannten OLAP-Cubes und der Integration mit Systemen wie Microsoft Dynamics.
Wie funktioniert die automatische Aktualisierung?
Seit über zwei Jahrzehnten ermöglicht Excel die automatische Datenaktualisierung durch den Einsatz von Datenverbindungen. Diese können so eingerichtet werden, dass sie sich mit Ihrem ERP-System verbinden, beispielsweise mit Dynamics. Wenn Sie die Datei öffnen, werden die Abfragen ausgeführt, und die neuesten Daten werden geladen. Der Vorgang dauert oft nur wenige Sekunden und ist kinderleicht:
- Öffnen Sie die Datei: Beim Start verbindet sich die Datei automatisch mit Ihrem ERP-System.
- Anmeldung: Die Verbindung erfolgt meist über Ihren Microsoft-Account.
- Abfrage wird ausgeführt: Innerhalb weniger Sekunden aktualisieren sich die Daten, die OLAP-Abfragen holen die neuesten Informationen.
- Aktualisierte Berichte: Ihre Datei ist nun mit den neuesten Daten befüllt – und Sie müssen keine manuellen Schritte mehr durchführen.
Die Vorteile automatisierter Berichte
Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Zeitersparnis: Keine manuellen Datenaktualisierungen und keine Fehlerquellen durch Copy-Paste.
- Aktualität: Sie haben immer die neuesten Zahlen, ohne sich um die Aktualisierung kümmern zu müssen.
- Effizienz: Egal ob Vertriebsberichte, Monatsberichte oder Budgetkontrollen – Ihre Berichte sind immer auf dem neuesten Stand und können sofort genutzt werden.
Diese automatisierten Berichte können nicht nur für Excel, sondern auch für PowerPoint eingerichtet werden. So haben Sie in Präsentationen stets aktuelle Daten und sparen sich die monatliche Aktualisierung und manuelle Anpassung.
Funktionieren Ihre Berichte schon „magisch“?
Wenn Ihre Berichte und Dateien noch nicht automatisch aktualisiert werden, sollten Sie diese Möglichkeit unbedingt in Betracht ziehen. Egal, ob es um Vertriebsberichte, Sitzpositionsberichte oder Monatsanalysen geht – die automatische Datenaktualisierung spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für stets aktuelle Zahlen.
Falls Sie daran interessiert sind, wie Ihre Berichte und Dateien „magisch“ werden können, melden Sie sich gerne bei uns. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Berichte mit ERP-Systemen wie Dynamics verbinden und diese Power der Automatisierung für sich nutzen können. So machen Sie Schluss mit manuellen Updates und können sich auf das Wesentliche konzentrieren: fundierte Entscheidungen auf Basis stets aktueller Daten.
Bitte besuchen Sie unsere Schulung, wenn Sie weitere neue Kenntnisse rund um Power BI und die Business Intelligence Welt schaffen wollen.
Auch wenn Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben oder Unterstützung bei Ihrer Datenanalyse benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
