In der modernen Geschäftswelt ist die effiziente Steuerung der Finanzen ein entscheidender Erfolgsfaktor. Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre interaktive Gewinn- und Verlustrechnung (G&V) zu automatisieren. Oftmals ist nicht bekannt, welche enormen Vorteile die Automatisierung und Interaktivität für die Finanzsteuerung auf Unternehmensebene und in jeder einzelnen Abteilung bieten können. In diesem Artikel zeigen wir anhand einer typischen Ausgangssituation, wie die Einführung eines gruppenweiten Datenmodells, basierend auf Microsoft-Technologien wie Dynamics NAV, Navision und Business Central, diese Herausforderungen löst.
Situation vorher – manueller Prozess:
In vielen Unternehmen wird der Monatsabschluss noch manuell durchgeführt. Das Controlling-Team zieht die G&V aus dem ERP-System – oft Microsoft Dynamics NAV oder Navision – und filtert diese manuell nach Kostenstellen, um die einzelnen Profit Center auszuwerten. Die Ergebnisse werden anschließend in Excel-Tabellen eingetragen, und dieser Prozess wird für jede Tochtergesellschaft wiederholt, insbesondere wenn verschiedene ERP-Systeme im Einsatz sind. Am Ende entsteht eine umfangreiche Excel-Datei mit separaten Arbeitsblättern für jede Tochtergesellschaft, die dann an die Geschäftsleitung versendet wird. Das sieht dann ungefähr so aus, nur noch viel größer, und mit verschiedenen Arbeitsblättern:
Nachteile des manuellen Prozesses:
- Zeitaufwendigkeit: Der gesamte Prozess kann mehrere Tage in Anspruch nehmen.
- Fehleranfälligkeit: Manuelle Nachbearbeitung von Buchungen in zurückliegenden Monaten erhöht das Fehlerpotenzial.
- Abhängigkeit von Einzelpersonen: Der Prozess hängt stark von der Verfügbarkeit einzelner Mitarbeiter ab.
- Eingeschränkte Detailtiefe: Nur aggregierte Zahlen sind sichtbar, Detailbuchungen fehlen.
- Begrenzte Vergleichbarkeit: Es ist schwierig, über mehrere Jahre hinweg konsistente Vergleiche anzustellen.
Situation nachher mit Einführung eines gruppenweiten Datenmodells:
Alle Finanzkennzahlen der Gewinn- und Verlustrechnung der Unternehmensgruppe werden automatisiert berechnet, sind filterbar auf Profit Center, und man kann in mehreren Ebenen navigieren bis hin zur Einzelbuchung und wieder zurück.
Visuell ansprechende Reports in Power BI sorgen für Vergleichbarkeit auf allen Ebenen über mehrere Jahre hinweg, mit Filtermöglichkeit nach Profit Center.
Die Geschäftsleitung kann nun in Echtzeit alle Buchungen sehen, und muss nicht mehr warten, bis der Controller am Monatsende seine Arbeit gemacht hat. Außerdem lässt sich mit Excel eine Live-Verbindung zum gruppenweiten Datenmodell aufbauen, sodass sich jede Exceldatei in 3 Sekunden von selbst aktualisiert. Die Funktionalitäten des ERP-Systems werden für die Auswertung gar nicht mehr benötigt.
Budgets und Rollenkonzept
Über ein Rollenmodell wurden zudem kostenstellenverantwortliche Abteilungsleiter jeweils auf ihre Daten berechtigt, sodass auch diese die Zahlen ihrer Abteilung von nun an gezielt steuern können. In einem nächsten Schritt wurden dann sogar Budget-Zahlen integriert, gegen die die Ist-Zahlen abgeglichen werden. Daraus wurde wiederum ein Forecast errechnet, mit dem nun jeder Abteilungsleiter weiß, wieviel Geld er in dem Jahr noch ausgeben darf oder nicht. Bei Budgetüberschreitungen werden automatische Alarmmeldungen versendet. Über diese Zahlen wird monatlich gesprochen, da sie ein zentrales Steuerungselement darstellen.
Vorteile des neuen Ansatzes:
- Echtzeit-Transparenz: Die Geschäftsleitung kann nun in Echtzeit alle Buchungen einsehen, ohne auf den Monatsabschluss warten zu müssen.
- Automatisierte Aktualisierung: Excel-Dateien können über eine Live-Verbindung mit dem gruppenweiten Datenmodell verbunden werden und aktualisieren sich innerhalb von Sekunden.
- Vergleichbarkeit über Jahre: Power BI ermöglicht durch seine interaktiven Berichte den Vergleich von Finanzdaten über viele Jahre und bietet tiefe Einblicke auf allen Ebenen.
- Budgetkontrolle und Forecasting: Abteilungsleiter können gezielt ihre Zahlen steuern und Budgets überwachen, während automatische Warnmeldungen bei Budgetüberschreitungen ausgelöst werden.
- Effiziente Ressourcennutzung: Das Controlling-Team kann sich auf die Datenanalyse konzentrieren, anstatt Zeit mit der Datenvorbereitung zu verbringen.
Der Weg zur Implementierung
Die Automatisierung beginnt mit vorgefertigten Datenstrukturen für ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics NAV, Navision und Business Central. Diese Strukturen passen wir individuell an die Bedürfnisse unserer Kunden an und errichten darauf ein mandantenübergreifendes Datenmodell für den Finance-Bereich. Mit Microsoft-Technologien wie Power BI und SQL Server (alternativ Azure SQL) implementieren wir vollautomatisierte Reports, die in enger Zusammenarbeit mit Controlling und IT entwickelt werden. Bei kleineren Unternehmen kann die Einführung einer ersten Version innerhalb von 1-2 Wochen abgeschlossen werden.
Die Automatisierung der Gewinn- und Verlustrechnung mithilfe von Microsoft Dynamics NAV, Navision oder Business Central stellt für Unternehmen einen entscheidenden Schritt dar, um ihre Finanzsteuerung zu optimieren. Durch die Einführung eines gruppenweiten Datenmodells werden nicht nur Prozesse effizienter gestaltet, sondern auch Transparenz und Entscheidungsfindung erheblich verbessert.
Bitte besuchen Sie unsere Schulung, wenn Sie weitere neue Kenntnisse rund um Power BI und die Business Intelligence Welt schaffen wollen.
Auch wenn Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben oder Unterstützung bei Ihrer Datenanalyse benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
