In den letzten Monaten ist das Thema E-Rechnung allgegenwärtig. Besonders jetzt, in der Weihnachtszeit, erhalten viele Unternehmen Briefe von ihren Kreditoren, die mitteilen, dass sie es nicht rechtzeitig schaffen, auf die E-Rechnung umzustellen. Doch was steckt eigentlich dahinter? Ist die E-Rechnung wirklich so kompliziert, wie viele glauben?
Was ist eine E-Rechnung wirklich?
Viele Unternehmen haben eine falsche Vorstellung von der E-Rechnung. Oftmals denkt man an ein komplett neues, schwer zu verstehendes System. Doch im Grunde ist die E-Rechnung nichts anderes als eine normale PDF-Datei mit einem eingebetteten XML-Dokument.
Um das zu verdeutlichen, werfen wir einen Blick auf eine typische E-Rechnung. Sie sieht auf den ersten Blick aus wie eine ganz normale PDF-Datei. Wenn man die Rechnung öffnet, erkennt man jedoch im Adobe Acrobat Reader ein kleines Symbol in Form einer Klammer.
Die versteckte XML-Datei
Dieses Klammer-Symbol ist der entscheidende Hinweis darauf, dass es sich um eine echte E-Rechnung handelt. Klickt man darauf, wird die eingebettete XML-Datei sichtbar. Diese XML-Datei enthält alle Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form und entspricht dem offiziellen E-Rechnungsstandard, beispielsweise der X-Rechnung.
Die X-Rechnung ist eine standardisierte elektronische Rechnung im XML-Format, die von Behörden und vielen Unternehmen gefordert wird. Der Vorteil: Rechnungsdaten können automatisiert verarbeitet werden, ohne dass eine manuelle Eingabe nötig ist.
Der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer normalen Rechnung
Um den Unterschied zu verdeutlichen, vergleichen wir zwei nahezu identische Rechnungen:
Eine echte E-Rechnung mit eingebetteter XML-Datei – hier ist das Klammer-Symbol im Acrobat Reader sichtbar.
Eine herkömmliche PDF-Rechnung ohne eingebettetes XML – diese sieht zwar gleich aus, enthält jedoch keine maschinenlesbaren Daten.
Das bedeutet: Eine Rechnung kann optisch genauso aussehen wie bisher, doch nur mit der eingebetteten XML-Datei wird sie zur echten E-Rechnung.
E-Rechnung und ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics NAV, Navision und Business Central
Viele Unternehmen nutzen ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics NAV (früher Navision) oder Business Central, um ihre Rechnungsprozesse zu verwalten. Diese Systeme bieten bereits integrierte Funktionen zur Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen. Durch die automatische Generierung der X-Rechnung in diesen ERP-Systemen kann der gesamte Rechnungsprozess effizienter und fehlerfreier gestaltet werden. Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren und optimieren möchten, sollten prüfen, ob ihre ERP-Software bereits Funktionen für die E-Rechnung unterstützt.
Fazit: Keine Angst vor der E-Rechnung
Die Umstellung auf die E-Rechnung mag für viele Unternehmen eine Herausforderung darstellen, doch im Grunde ist der Unterschied nicht so groß, wie oft angenommen wird. Wer bereits PDF-Rechnungen verschickt, kann mit den richtigen Tools problemlos auch E-Rechnungen erstellen. Wichtig ist, dass man sich mit den Standards wie der X-Rechnung vertraut macht und sicherstellt, dass die XML-Daten korrekt eingebunden sind.
Besonders Unternehmen, die Microsoft Dynamics NAV, Navision oder Business Central nutzen, können von den bereits vorhandenen ERP-Funktionen profitieren und so den Umstieg auf die E-Rechnung erheblich erleichtern. Mit diesem Wissen wird aus dem vermeintlichen Schreckgespenst der E-Rechnung ein einfacher Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung.
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