Meiner Beobachtung nach haben die Unternehmen derzeit folgende Schwierigkeiten mit der Meldung von Verpackungsdaten nach dem neuen Verpackungsgesetz:
- Die Verpackungsmaterialien und deren Gewichte pro Artikel sind oft gar nicht erfasst. Meistens hat jeder Händler / Produzent seine Software, in der all seine Artikeldaten festgehalten werden. Diese Software (Individualentwicklungen oder Standardsoftware) ist meistens noch gar nicht darauf ausgelegt, Verpackungsdaten zu erfassen, vor allem mit allen Nuancen, die das Verpackungsgesetz vorsieht.
- Wenn die Software des Kunden das nicht erfassen kann, so kann es nachträglich in Excel eingepflegt werden (so kam die Idee meines Rechners zustande). Aber selbst das haben noch wenige Firmen, meistens haben sie die Daten nämlich gar nicht.
- Deshalb muss für jeden Artikel erst einmal gemessen und gewogen werden, aus welchen Bestandteilen seine Verpackung besteht. Wenn man im Sortiment mehrere tausend Artikel hat, kann das schon eine Weile dauern. Alternativ muss man den Lieferanten um eine Verpackungs-Spezifikation bitten.
- Für das Messen und Wiegen muss außerdem erst in der Unternehmenshierarchie bestimmt werden, wer sich damit beschäftigen soll. Bei einer Verteilung auf mehrere Standorte müssen ganze Verpackungs-Teams mit verschiedenen Verpackungsbeauftragten gebildet werden.
- Die Zentrale Stelle Verpackungsregister stellt den 1.813-seitigen „Katalog systembeteiligungspflichtiger Verpackungen“ zur Verfügung, bei dem pro Produktkategorie aufgeschlüsselt ist, welche Arten der Verpackung gemeldet werden müssen, und welche nicht. Die Unternehmen müssen für jeden ihrer Artikel in diesem Katalog prüfen, was genau gemeldet werden soll. Beispielsweise steht dort, dass Eistee-Verkaufsverpackungen, die größer als 18 Liter sind, nicht gemeldet werden müssen, kleinere hingegen schon. Bei Milch liegt die Grenze jedoch bei 28 Litern. Dieser Katalog unterscheidet zudem zwischen Umverpackung, Verkaufsverpackung, Transportverpackung und Versandverpackung, was die Interpretation nicht einfacher macht.
- Wer international versendet, muss seine Daten zudem auf Meldungen in allen EU-Ländern vorbereiten. Die Definitionen der Materialien jedoch ist pro Land unterschiedlich. Während beispielsweise Aluminium in Deutschland erst ab 90% Aluminium-Anteil als Aluminium zählt, liegt die Grenze bei der ARA in Österreich bei 80%. Andere EU-Länder, in denen Verpackung gemeldet werden muss (z.B. Slovenien) haben wiederum andere Definitionen. Also müssen die Daten für jedes Land separat festgehalten werden.
- Um Lizenzentgelte zu sparen, kann eine Firma von ihren Vor-Lieferanten eine Entpflichtungserklärung einholen, die bestätigt, dass die Lizenzentgelte für ein bestimmtes Produkt bereits bezahlt wurden. Hierzu muss mit einem Rechtsanwalt zusammen ein Dokument entworfen werden, das dann von den Lieferanten zu unterschreiben ist. Manche Lieferanten entpflichten jedoch nur einen Teil der Verpackung (z.B. nur Transportverpackung, aber keine Verkaufsverpackung), und außerdem können sie die Entpflichtung auf einen bestimmten Zeitraum oder bestimmte Produkte beschränken. All diese Beschränkungen sind in der Verpackungsmeldung zu berücksichtigen, und dementsprechend in einer Software mitaufzunehmen. Die Einkaufsabteilungen haben im Moment alle Hände voll mit der Verwaltung und Erfassung der ganzen Entpflichtungserklärungen zu tun.
- Wenn ein Händler / Produzent seine Logistik outgesourced hat, müssen ab sofort auch die externen Logistiker anfangen, die von ihnen versendeten Verpackungen zu erfassen. Und zwar müssen sie pro Zeitraum und Land wissen, wieviel Gramm Etiketten, Folie, Heißkleber und Kartonage sie dorthin versendet haben. Darauf sind weder die Prozesse der Logistiker noch ihre Software ausgerichtet.
- Verkaufsbegleitende Artikel, die von den Händlern / Produzenten normalerweise gar nicht als Verkaufsartikel betrachtet werden, müssen in die Meldungen auch miteinfließen. Beispielsweise Geschenkpapier, Einkaufstüten, Alufolie oder Pizzakartons. Ein Geschäft kann nicht mehr einfach so im Geschäft nebenan Geschenkpapier einkaufen, und das als Geschenkverpackung verwenden, sondern muss entweder den Verbrauch des Geschenkpapiers pro Monat in Gramm korrekt im System erfassen, oder eine schriftliche Entpflichtungserklärung des Geschenkpapier-Lieferanten vorliegen haben. Hierfür müssen in den Unternehmen auch Prozesse definiert werden, die es so vorher nicht gab.
Kurz gesagt: die korrekten Verpackungsmeldungen zu machen, ist ungefähr so einfach wie eine Umsatzsteuer-Voranmeldung, oder wie Datenschutz. Es erfordert einen dauerhaften Eingriff in die Prozesse der Firmen, klaren Verantwortlichkeiten und einer komplizierten Berechnungsformel. Das Verpackungsgesetz animiert nun endlich die Firmen dazu, ihre Hausaufgaben zu machen, und macht den Firmen klar und deutlich, wie viel welcher Verpackungen sie in Umlauf bringen. Da die Meldung der Planzahlen auf Quartalsbasis erfolgt, muss diese Arbeit natürlich alle drei Monate gemacht werden. Die Erfassung hingegen ist ein dauerhafter Prozess, bei dem alle Artikel einmalig aufgesetzt, und dauerhaft gepflegt werden müssen. Wenn alle Daten immer richtig eingegeben werden (was selten der Fall ist), kann eine Berechnung der Meldungen dann so automatisiert werden, dass man nur noch auf einen einzigen Knopf drücken muss. Bis die zugrundeliegenden Daten jedoch eingepflegt sind, ist es ein langer Weg.
